ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS: UN DECÁLOGO PARA EL ÉXITO

Patricio Sánchez (Master Universitario en Gestión Empresarial del Deporte de la Universidad de Vigo y GEN – Governance and Economics research Network)

La reciente celebración del curso complementario sobre eventos deportivos organizado por el Master Universitario en Gestión Empresarial del Deporte de la Universidad de Vigo permitió, y ya van cuatro ediciones, acercarse a la realidad de este tipo de acontecimientos contada por sus auténticos protagonistas: los organizadores.

Sirvan pues estas líneas, en primer lugar, para expresar nuestro sincero agradecimiento a todos y cada uno de los participantes en las diferentes ediciones del curso.  Su presencia entre nosotros nos ha permitido conocer por dentro eventos deportivos de todo tipo, desde los más grandes a los más pequeños y de múltiples modalidades deportivas.  Más allá de lo que nos cuentan los libros y manuales se comprueba como muchas veces la realidad supera a la teoría y las anécdotas y ejemplos que los ponentes compartieron con nosotros así lo atestiguan.

Como no podía ser de otra manera, después de casi 30 eventos que han sido objeto de atención son muchas y muy variadas las cuestiones que podrían ser señaladas.  Estoy convencido que en todos y cada uno de los eventos se ha podido aprender algo y con utilidad práctica para cualquier celebración que podamos pensar en su aplicación.  En todo caso, resulta de interés hacer un ejercicio de resumen que permita recopilar algunos de los principales aspectos que son precisos a la hora de organizar un evento deportivo.  Así, y haciendo alusión al título del curso, podemos hablar de un “decálogo para el éxito” que sería el siguiente:

1. Planificación.  Como cualquier proyecto, y los eventos deportivos lo son es preciso un proceso de planificación que cubra las principales etapas del mismo y abarque todos sus ámbitos organizativos.
2. Diferenciación.  Para bien o para mal, hoy en día no llega con organizar cualquier acontecimiento puesto que lo que es parecido a lo ya existente corre el riesgo de fracasar.  Hay ejemplos de fiestas populares que hacen décadas eran lo mismo.  Las referentes de la actualidad se caracterizan por algún aspecto que las permite diferenciar.
3. Recursos humanos.  Cada vez más una característica de todo tipo de sistema organizativo es su “gente”, esto es, las personas y el equipo que se encuentra detrás del mismo.  Si esto es así para cualquier proyecto, ni que decir tiene su importancia cuando se aplica al mundo del deporte.
4. Generación de impacto.  Aunque solo sea por la necesidad de atraer recursos (tanto públicos como privados) es preciso tener conocimiento del impacto generado por el evento organizados.  Este impacto contempla diferentes vertientes donde la económica juega un papel esencial.
5. Implicación del entorno.  Íntimamente relacionado con el punto anterior, no se puede concebir un evento deportivo sin que el entorno social donde se va a desarrollar se identifique de alguna manera con el mismo.  En la medida que un territorio haga “suyo” el evento, sus posibilidades de éxito se ven claramente aumentadas.
6. Legado.  No se puede entender un evento deportivo como algo que se acaba una vez finalizada la prueba.  Todo lo contrario, cada vez resulta más importante todo aquello que tenga que ver con lo que ocurre después de su celebración y los organizadores de eventos de éxito son plenamente conscientes de esto.
7. Transversalidad del deporte.  Si algo caracteriza al deporte es su carácter transversal y esto debe ser aprovechado por los organizadores de eventos para configurar acontecimientos que transciendan de lo deportivo.
8. Satisfacción del “cliente”.  Como en toda actividad, la satisfacción del cliente tiene que constituir el objetivo principal del organizador.  En el caso de los eventos esto tiene la ventaja de que los objetivos del cliente están muy claros.  Por el contrario, presenta el inconveniente de que un cliente insatisfecho es muy difícil de recuperar.
9. Aprender de la experiencia (y de los errores).  Adaptando el viejo dicho deportivo, se podría decir que “unas veces se gana … otras se aprende”.  Esto es perfectamente aplicable a la organización de eventos y la experiencia propia o la que nos puedan aportar debe ser utilizada a la hora de planificar cualquier evento deportivo.
10. Nuevas tecnologías.  Las innovaciones tecnológicas e informáticas (actuales y las que están por llegar) deben ser puestas al servicio de los eventos deportivos en todas sus dimensiones tanto para organizadores, participantes como público en general que pueda estar interesado en las mismas.

Son todos los que están, pero no están todos los que son.  Este listado podría (o incluso debería) ser más largo pero confiamos haber resumido adecuadamente en 10 puntos lo que hemos aprendido hasta aquí.  A modo de reconocimiento recogemos a continuación el listado de los eventos que han sido presentados en alguna de las ediciones.  ¡Todo un lujo!

Relación de eventos:

• Campeonato de Europa de Triatlon.  Pontevedra 2011
• Campeonato del Mundo de balonmano. España 2013.
• Campeonato del Mundo de Ciclismo.  Ponferrada 2014.
• Campeonato del Mundo de duatlón. Pontevedra 2014.
• Campeonato del Mundo de Natación. Barcelona 2013
• Campionato de España de Remo Olímpico
• Carrera Popular San Martiño
• Consejo Superior de Deportes – CSD: plataforma de proyección del deporte.
• Desafío Islas Cíes.
• Juegos del Mediterráneo
• Juegos Olímpicos: Candidatura de Madrid 2012-2016
• Juegos Paralímpicos Londres 2012
• Marathon Des Sables
• Marathon Du Medoc
• Maratón Behobia-San Sebastián
• Miño Radikal
• Neda el mon: swim the world.
• O Marisquiño.
• Pantin Classic
• Penedos do Lobo.  Maratón de alta Montaña.
• Rally de Ourense
• Rally Rías Baixas.
• Roteiros culturais de la Universidad de Vigo.
• Ruta BTT Lalín.
• Senderismo Urbano: OcioOurense.
• Ultra Trail Running Vilar de Perdizes
• Vig-Bay : Medio Maratón Gran Bahía
• Vuelta Ciclista a España